In questo articolo esploreremo le principali metriche che possono essere utilizzate per tenere traccia dello stato di avanzamento e delle performance di un kanban. Questo aiuterà a migliorare l'efficienza e l'efficacia della tua squadra di lavoro, rendendo possibile raggiungere obiettivi più rapidamente.
Lead Time
Il lead time rappresenta il tempo che intercorre tra il momento in cui una richiesta entra nel sistema di lavoro e il momento in cui viene completata. Questa metrica è fondamentale perché fornisce molte informazioni sulle prestazioni del team e sulle effettive tempistiche dei processi lavorativi.
La misurazione del lead time permette di identificare eventuali inefficienze all'interno del processo di lavoro, aiutando a capire quali sono le fasi che potrebbero essere migliorate per accelerare il lavoro. Inoltre, il lead time offre una panoramica generale sulle prestazioni del team, permettendo di individuare le aree in cui è necessario intervenire per migliorare le performance.
Una volta calcolato, il lead time può essere utilizzato per individuare eventuali variazioni (picchi o cali) nella produttività del team e monitorare di conseguenza le performance del team. Se ad esempio il lead time dovesse aumentare costantemente, potrebbe essere necessario reclutare nuovi membri per il team o investire in nuove tecnologie per migliorare il processo di lavoro.
Il lead time è un'ottima metrica anche per identificare eventuali problemi esterni al team. Ad esempio, se il lead time aumenta improvvisamente, potrebbe essere il segnale di un problema con un altro team o con uno dei fornitori. Grazie al lead time, è possibile individuare questi problemi in modo tempestivo e intervenire prontamente.
Inoltre, il lead time può essere utilizzato come strumento di analisi dei processi interni del team. Si potrebbe ad esempio scoprire che alcuni membri del team sono più veloci in alcune attività rispetto ad altre, o che ci sono delle attività che sono sempre lunghe e complesse.
Cycle Time
Il cycle time è una metrica fondamentale per il monitoraggio delle prestazioni di un kanban. Si tratta di una misura del tempo necessario per completare un task, a partire dal momento in cui viene preso in carico fino alla sua conclusione. Nello specifico, il cycle time tiene conto della durata effettiva del processo, escludendo eventuali periodi di inattività che non sono direttamente controllabili dal team, a differenza del lead time, che tiene invece conto anche dei periodi di "stallo".
Il cycle time è particolarmente utile per identificare i colli di bottiglia all'interno del flusso di lavoro. Infatti, se il cycle time di un task è particolarmente lungo, probabilmente c'è qualcosa che non va in una delle fasi del processo. Questo può essere dovuto a vari fattori, come la complessità del task, la disponibilità delle risorse o la capacità del team.
Inoltre, il cycle time è un'importante metrica di controllo di qualità del kanban. Infatti, il tempo medio necessario per completare un task può fornire indicazioni preziose sulla velocità del processo, sull'efficienza del team e sulla qualità del lavoro svolto. In questo modo, il cycle time può essere utilizzato come un indicatore di performance per il kanban, aiutando il team a individuare le aree in cui è possibile migliorare le prestazioni.
Throughput
Il throughput misura la quantità di lavoro che il team è in grado di eseguire in un determinato periodo di tempo, ad esempio in una settimana o in un mese. Calcolare il throughput consente di comprendere la capacità effettiva del team di consegnare il lavoro.
Il throughput è un indicatore importante della produttività del team, poiché permette di valutare l'efficacia del processo di lavoro e di identificare eventuali inefficienze. Può inoltre essere utilizzato per stimare il tempo necessario per completare un determinato lavoro e per pianificare la capacità del team.
Per calcolare il throughput, è necessario determinare il numero di task completati in un determinato intervallo di tempo (scelto in base alle eseigenze del team - solitamente 1 o 2 settimane) e dividendolo per il tempo impiegato per completarli.
Ad esempio, se il team ha completato 20 task in una settimana, il throughput sarebbe di 20 / 7 = 2,86 elementi per giorno.
Work in progress
Uno dei principali "dettami" della metodologia kanban è quello di limitare il Work In Progress (WIP),cioè il numero di task in lavorazione in un determinato momento, per aumentare l'efficienza del team.
Questo "precetto" è basato sulla semplice constatazione che focalizzando la propria attenzione su una sola attività alla volta è possibile lavorare in modo più efficiente e veloce rispetto a situazioni in cui siamo costretti a dividere la nostra attenzione tra più attività.
Il numero ottimale di task in WIP dipende da diversi fattori, primo fra tutti la dimensione del team. Proprio per questo è consigliabile partire impostando un limite corrispondente al numero di persone che compongono il team, in modo che ognuno possa focalizzarsi su un solo compito alla volta.
In conclusione
In questo articolo abbiamo visto alcune delle metriche più importanti che possono essere utilizzate per monitorare l'andamento di un progetto, al fine di rendere il team più produttivo e il workflow più efficiente.
Nei prossimi articoli vedremo come lo strumento software utilizzato possa essere di grande aiuto nella valutazione dello stato di avanzamento del kanban e delle performance del team.