Cumulative Flow Diagram - Esempi pratici e suggerimenti

Nell'articolo precedente abbiamo esaminato il concetto di Cumulative Flow Diagram (CFD) nel contesto del metodo Kanban, spiegando come leggerlo e interpretarlo al fine di identificare le metriche più significative per comprendere l'andamento di un progetto.

I CFD sono uno strumento visivo potente per monitorare e valutare lo stato di avanzamento di un progetto, consentendo di individuare tempestivamente le situazioni critiche e prendere le decisioni corrette per garantire un progresso ottimale.

In questo articolo esamineremo vari esempi di CFD in modo da comprendere a fondo come interpretare i dati e riconoscere eventuali problematiche. Attraverso l'analisi di casi concreti, scopriremo come i CFD possano rivelare ritardi, sovraccarichi di lavoro o inefficienze nella gestione dei progetti. Saranno forniti consigli pratici su come utilizzare al meglio questi diagrammi per prendere decisioni strategiche ed attuare le misure correttive necessarie.

Iniziamo immediatamente a esaminare alcune situazioni particolari che possono essere riconosciute rapidamente da un occhio esperto. Da premettere che nella vita di tutti i giorni raramente ci si troverà di fronte a situazioni come quelle mostrate negli esempi. Molto spesso si avrà una combinazione di casistiche differenti, ma con l'esperienza sarà possibile identificare al volo le aree più critiche.

Una situazione ideale

Partiamo da una situazione ideale. Notiamo come in questo CFD, tutte le aree non solo crescano ad un ritmo regolare, ma come la distanza tra ognuna di esse sia ridotta e rimanga più o meno costante nel tempo.

Questo sta a indicare che il lavoro procede regolarmente senza particolari intoppi. Il team sembra dimensionato correttamente per il carico di lavoro richiesto per questo progetto.

Aree che si riducono progressivamente

Prendiamo in considerazione in questo caso l'area blu, cioè quella che indica i task in lavorazione. Notiamo come, mentre inizialmente il lavoro sembra procedere in modo costante, ad un certo punto l'altezza dell'area si riduce progressivamente, ad indicare che il numero di task presi in carico si riduce nel tempo.

Una situazione di questo tipo potrebbe indicare un sottodimensionamento del team, magari una situazione in cui uno o più membri sono stati spostati ad un altro progetto, e il team rimanente si è concentrato a terminare perlomeno le attività che erano già state iniziate.

Aree che si espandono progressivamente

Anche in questo caso prendiamo in considerazione l'area blu, cioè quella che indica i task in lavorazione, e mettiamola a confronto con l'area verde, cioè quella che indica i task completati.

Notiamo come l'area blu si espanda progressivamente nel tempo a discapito della verde, che cresce ad un ritmo molto più ridotto. La tendenza qui è quella di iniziare molte attività, senza però riuscire a portarle a termine: il team fatica a completare il lavoro iniziato. Questo può essere un indizio di diverse situazioni: potrebbe ad esempio indicare un problema di comunicazione all'interno del team o con gli stakeholders, oppure un problema di coordinamento del team.

Proprio per far fronte a situazioni di questo tipo la metodologia kanban professa la necessità di limitare il work in progress, imponendo limiti nel numero di task che si possono trovare allo stesso momento in un determinato stato. Se il kanban a cui si riferisce il CFD in esempio avesse impostato un limite al numero di task che si possono trovare nella colonna "In Lavorazione", il team si sarebbe potuto concentrare maggiormente sul completamento delle attività in lavorazione invece di accumularne progressivamente.

Aree che si appiattiscono

Notiamo come in questo caso per un certo periodo tutte le aree si "appiattiscano". Questo indica che da un certo momento in poi il lavoro sul kanban si è bruscamente interrotto, non sono più stati creati nuovi task, non ne sono più stati presi in carico e non ne sono più stati completati.

Situazioni di questo tipo possono indicare che il progetto è in un punto di stallo, oppure che il team è stato momentaneamente riallocato su un altro progetto che aveva bisogno di aiuto. Un'altra possibilità è che semplicemente ci si trovi in un periodo di vacanza.

In ogni caso, nel diagramma in esempio, sembra che il problema sia stato risolto poichè ad un certo punto il lavoro ha ricominciato ad essere portato avanti e terminato.

Le aree possono scendere?!

Ebbene sì, nonostante stiamo parlando di un "Cumulative" Flow Diagram, ci sono alcuni casi in cui le curve possono anche scendere!

Il caso più ovvio può accadere quando alcuni task vengono eliminati dal backlog. In questo caso però, solo l'area del backlog scenderebbe.

Nel caso invece mostrato nell'esempio, l'area del backlog scende come conseguenza di qualcosa che è avvenuto nell'area di WIP: ad un certo punto alcuni task in lavorazione sono spariti, senza mai essere completati!

Questo può essere dovuto ad esempio ad un cambio di rotta, richiesto magari dal cliente stesso, su determinate caratteristiche, oppure potrebbe essere che alcune attività siano state ripensate e riformulate in modo diverso. Di conseguenza alcuni task sono stati eliminati dal kanban, e questa è la causa dell'inversione di pendenza nella curva.

In conclusione

L'utilizzo dei Cumulative Flow Diagram (CFD) si rivela fondamentale per una gestione efficace dei progetti. Questi diagrammi forniscono una panoramica chiara e dettagliata sull'avanzamento delle attività, consentendo di individuare tempestivamente eventuali criticità e prendere le decisioni necessarie per mantenere il progetto sulla giusta traiettoria.

Attraverso gli esempi e i consigli pratici esposti in questo articolo, spero di avere dato utili suggerimenti su come interpretare correttamente i CFD e utilizzarli come strumento di controllo e monitoraggio. Dai ritardi alle congestioni, i CFD possono rivelare situazioni che richiedono azioni immediate per evitare conseguenze negative.