Cos'è il Cumulative Flow Diagram (CFD) e come interpretarlo

Cos'è il cumulative flow diagram (CFD)

Il Cumulative Flow Diagram (CFD) è uno strumento visuale utilizzato nel project management, in particolare nel contesto della metodologia Kanban. Il CFD offre una rappresentazione grafica del flusso di lavoro, mostrando il numero accumulato di attività o task per ogni stato del processo nel corso del tempo. Il diagramma è costituito da diverse bande colorate, ciascuna delle quali rappresenta uno stato del flusso di lavoro, come "Da fare", "In lavorazione" e "Fatto".

Il vantaggio principale di un CFD risiede nella sua capacità di fornire una visione immediata dello stato di avanzamento di un progetto. Permette ai team di vedere a colpo d'occhio quanti task sono in ciascuno stato del processo e come questi numeri cambiano nel tempo. Questo può aiutare a identificare eventuali colli di bottiglia o ritardi nel flusso di lavoro, consentendo al team di prendere provvedimenti correttivi tempestivi.

In un ambiente Kanban, l'uso di un CFD può ottimizzare notevolmente la gestione dei processi. Questo perché il Kanban si basa sull'idea di limitare il lavoro in corso (WIP) per massimizzare l'efficienza. Un CFD può aiutare a monitorare questo aspetto, rendendo evidente se il numero di task in una determinata fase del processo si sta avvicinando o sta superando il limite WIP stabilito. Inoltre, l'analisi dei dati del CFD può rivelare tendenze e modelli nel flusso di lavoro, fornendo indicazioni preziose per migliorare ulteriormente la gestione dei progetti.

Benefici derivanti dall'adozione del CFD

L'adozione del cumulative flow diagram porta numerosi benefici alle organizzazioni. Alcuni di questi includono:

• Migliore visualizzazione del flusso di lavoro: il CFD fornisce una rappresentazione visiva del flusso di lavoro che permette di identificare facilmente le fasi in cui i task si accumulano o si bloccano. Questo aiuta a prendere decisioni rapide ed efficaci per migliorare il flusso di lavoro complessivo.
• Identificazione di inefficienze e ritardi: grazie alle metriche misurate dal CFD, è possibile individuare facilmente eventuali inefficienze o ritardi nel flusso di lavoro. Questo consente di prendere provvedimenti tempestivi per migliorare l'efficienza e la produttività del team.
• Monitoraggio delle performance: il CFD consente di monitorare costantemente le performance del flusso di lavoro nel tempo, permettendo di identificare eventuali trend o variazioni. Questo aiuta a valutare l'impatto di cambiamenti o miglioramenti apportati al processo.

Come Leggere un CFD

Il Cumulative Flow Diagram (CFD) può sembrare intimidatorio a prima vista, con le sue svariate aree colorate e le linee in costante movimento. Tuttavia, una volta compreso il suo funzionamento, diventa uno strumento indispensabile per il monitoraggio e l'ottimizzazione dei processi Kanban.

Come già accennato, un CFD è composto da diverse aree sovrapposte, ognuna rappresentante una fase differente del processo, dall' "Ingresso" all' "Uscita". L'asse orizzontale del diagramma rappresenta il tempo, mentre l'asse verticale rappresenta il numero di attività. Seguendo le aree colorate dall'alto verso il basso, è possibile osservare l'evoluzione del numero di attività in ogni fase del processo nel tempo. Se l'area colorata si espande, significa che le attività sono in aumento; se si contrae, le attività stanno diminuendo.

Un aspetto cruciale dell'interpretazione di un CFD è l'analisi delle distanze tra le aree colorate. Se le aree sono distanti, significa che ci sono molti task tra le fasi, e quindi potrebbero esserci dei colli di bottiglia. Al contrario, se le aree sono vicine, significa che il flusso di attività è omogeneo e ben bilanciato. Inoltre, l'ampiezza complessiva del diagramma tra la parte superiore e inferiore indica la quantità totale di lavoro. Se l'ampiezza si espande rapidamente, significa che il numero di attività da gestire è in aumento e potrebbe essere necessario intervenire per migliorare l'efficienza.

Metriche identificabili tramite il CFD

Uno dei punti di forza del CFD è che grazie alla sua semplicità è possibile osservare alcune metriche fondamentali che consentono di valutare le performance del flusso di lavoro, come:

• Lead time: rappresenta il tempo medio che un elemento di lavoro impiega per attraversare tutte le fasi del processo, dalla sua creazione fino al completamento. Questa metrica aiuta ad identificare eventuali tempi morti o inefficienze nel flusso di lavoro. In un CFD è rappresentato dalla distanza sull'asse orizzontale tra l'area del backlog e l'area che identifica lo stato di completamento dei task.
• Cycle time: rappresenta il tempo medio che un elemento di lavoro impiega per essere completato a partire dalla sua presa in carico da parte di un membro del team. Il cycle time è particolarmente utile per identificare i colli di bottiglia all'interno del flusso di lavoro. All'interno di un CFD è rappresentato dalla distanza sull'asse orizzontale tra l'area che indica il primo stato di WIP e l'area che identifica lo stato di completamento dei task.
• WIP (Work in Progress): indica il numero di elementi in lavorazione in un determinato momento. Questa metrica permette di valutare il carico di lavoro complessivo e di identificare eventuali congestioni o sovraccarichi. All'interno di un CFD è rappresentato dall'altezza di tutte le aree che rappresentano gli stati di lavoro "attivo" sui task.
• Throughput (velocità di completamento): indica quanti elementi di lavoro vengono completati in un dato periodo di tempo. Questa metrica aiuta a valutare l'efficienza del flusso di lavoro e a identificare eventuali problemi o ritardi. All'interno di un CFD è rappresentato dall'altezza dell'area che rappresenta lo stato di completamento dei task.

Essendo il CFD uno strumeto schematico, non possiamo pretendere di estrapolare dei valori precisi per questi dati. Ad esempio, normalmente si valutano il lead time o il cycle time medi tramite indicatori appositi, mentre quello che possiamo osservare in un CFD è un'approssimazione di quanto tempo ci voglia per "n" task per passare dallo stato backlog (o WIP) al loro completamento. Ciononostante anche una loro approssimazione è un utile aiuto per comprendere a colpo d'occhio lo stato di avanzamento del kanban.

I Limiti del CFD

Nonostante il Cumulative Flow Diagram (CFD) sia un potente strumento di analisi progettuale, presenta anche alcune potenziali limitazioni che è importante conoscere per sfruttarlo al meglio.

In primo luogo, il CFD è un indicatore retrospettivo. Questo significa che fornisce uno sguardo al passato, mostrando come la distribuzione del lavoro è cambiata nel tempo. Non è però in grado di prevedere le tendenze future o fornire indicazioni tempestive su problemi imminenti.

In secondo luogo, il CFD è fortemente dipendente dalla corretta categorizzazione e aggiornamento delle attività Kanban. Se le attività non vengono correttamente classificate o se i movimenti tra le diverse categorie non vengono registrati in tempo reale, il diagramma risultante potrebbe non riflettere la realtà del progetto. Questo può portare a interpretazioni errate e decisioni sbagliate.

Conclusioni

Il Cumulative Flow Diagram è uno strumento indispensabile per gestire e ottimizzare il flusso di lavoro all'interno di un team o di un'organizzazione. Utilizzando il CFD, è possibile individuare i punti critici, ottimizzare il processo e massimizzare l'efficienza complessiva. Monitorando costantemente i dati del CFD e seguendo le migliori pratiche, si possono ottenere risultati eccezionali, migliorando la produttività e la soddisfazione del team.

Nel prossimo articolo vedremo come interpretare alcune situazioni tipiche che si possono presentare in un CFD utilizzando esempi pratici ed intuitivi.